בית | טיפים מהמשרדיה
טיפים מהמשרדיה
"ציפיות או להיות"
כמה שתרצו בכך, אין סיכוי שתוכלו לעשות הכל בעצמכם בעסק.
הזמן והמשאבים מוגבלים, והתפקיד שלכם הוא להניע את העסק, להביא עוד פרויקטים ועוד.
כשאתם קובעים גבולות אחריות ברורים, מטרות, זמנים וקבלת החלטות, ומכתיבים את הציפיות שלכם בצורה ברורה ומדויקת – אתם יכולים לעקוב אחר כל משימה ממש כאילו אתם עושים אותה.
"תיק או תיקיה"
שולחן העבודה מורכב מאינספור תיקיות, וככל שנמהר לסדר אותן נתפנה גם לתיבת הדואר הנכנס במייל שלנו.
סביר להניח שבתחילה המשימה תיראה לכם מאתגרת עד בלתי אפשרית. ככל שתעמיקו בה והמייל שלכם יהפוך למסודר, כל מסמך שאתם מחפשים תוכלו למצוא בקלות.
אם זו משימה מורכבת או ארוכה מדי, תקציבו לעצמכם זמן קצר בכל יום בו אתם דואגים לתיוק. השתמשו בתוויות צבעוניות כדי למיין הודעות בקלות בדואר הנכנס, הגדירו מחדש מהו דואר זבל ומה צריך להישלח לתיקיית הספאם ומחקו הודעות לא רלוונטיות.
ברגע שתשלימו את המשימה יהיה לכם יותר קל ותמנעו מהחמצת מייל חשוב.
"הרחבה או מרחב"
לפני שאתם פונים לנהל את כל חלקי העסק, חשוב לארגן את המרחב האישי שלכם
.זה אולי נשמע כמו משהו פשוט ולא יעיל במיוחד, אך אין לכם מושג עד כמה הוא ישתלם לכם בהמשך
ארגנו את כלי הכתיבה והניירות לערמות מסודרות וודאו שאתם מסוגלים למצוא את החפצים השונים בקלות בעת הצורך. לאחר שתעשו זאת, וודאו שכל תיקיה, מסמך או גיליון אלקטרוני חשוב יש את המקום המוגדר לו וכך תמנעו בלבול בהמשך
"פיזור הזמן או הפסקה יזומה"
כל יום בעסק הוא אתגר חדש.
אם תרצו להפוך את היום ליעיל יותר, הקדישו זמן מדויק לביצוע משימות שונות: 15 דקות להתעדכנות בדוא"ל ומענה למיילים חשובים, 30 דקות לפגישות שוטפות וכמה שעות לפרויקטים מתמשכים. קחו הפסקת צהרים של 30 דקות בשעה זהה בכל יום.
ההרגלים הללו יסייעו למוח שלכם להתמקד, ישפרו את ניהול הזמן שלכם ויעזרו לכם להיות הרבה יותר יעילים בשעות העבודה.
"צור קשר או תקשורת"
המפתח לארגון העסק בעידן המודרני הוא תקשורת מיטבית בשלל אופניה. וודאו שהקולגות והלקוחות שלכם יודעים כיצד ליצור איתכם קשר, באמצעות הדוא"ל שלכם, צ'ט פרטי בממשק הארגוני או שיחה פנים מול פנים שאתם יוזמים. הזכירו להם מדי פעם שאתם כאן בשבילם.
שילחו מייל חייכני או הודעה במהלך היום וכך תבטיחו תקשורת חיובית וטובה לעסק.
"מועדים ויעדים"
צרו לוח שנה ובו יעדים שונים. וודאו שכולם יודעים כיצד לעמוד ביעדיהם קבעו לוחות זמנים. קחו את המשימה הגדולה ביותר ופרקו אותה למשימות קטנות על פני מספר יעדים. חוו חווית הצלחה עם סיום כל יעד. הדרך כולה הופכת ליותר שמחה יותר.
"שאלות ותשובות"
זהו הטיפ החשוב ביותר לניהול העסק שלכם. היתרונות הטמונים בו יסיעו לכם לשנות את אופן הפעולה של העסק.
התבוננו היטב בכל ההתנהלות השוטפת בעסק, החל מפגישות, הגדרת תפקידים, דרך העסקת עובדים ועד לאמצעי התקשורת והמדיה. שאלו: מה ניתן לשפר? האם מערך העובדים בעסק נכון ? האם יש משהו שמפריע לזרימת העבודה? חשבו באופן רחב אך מדוקדק על פעילות העסק ענו לעצמכם איך ניתן לייעל את כל מערך העסק. בצעו את השינויים הדרושים ותרגישו מיידית בהבדל.